กฎระเบียบของโรงงานมีจุดประสงค์หลักเพื่อความปลอดภัยของคนงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน อย่างไรก็ตาม บางคนอาจรู้สึกว่าพนักงานจำนวนมากไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ในครั้งนี้ เราจะแนะนำเคล็ดลับในการสร้างกฎระเบียบ รวมถึงเหตุผลที่ทำให้กฎระเบียบไม่ได้รับการปฏิบัติตาม และวิธีการสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ง่ายขึ้น

1. เหตุผลที่ไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบของโรงงาน

กล่าวกันว่าสาเหตุที่โรงงานไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบนั้น มักเกิดจากสภาพแวดล้อมในการทำงานมากกว่าความประมาทของพนักงาน

ขั้นแรก ลองตรวจสอบดูว่ามีข้อใดต่อไปนี้ตรงกับคุณบ้างหรือไม่

กฎเหล่านั้นไม่ได้รับการยอมรับ

เป็นไปได้ว่ากฎระเบียบอาจไม่ได้ถูกสื่อสารอย่างทั่วถึง หรือบางคนอาจไม่ทราบกฎระเบียบเหล่านั้นเลย

แม้ว่าจะมีการติดประกาศไว้ภายในโรงงานแล้ว ก็ไม่รับประกันว่าทุกคนจะสังเกตเห็น เนื่องจากอาจจะติดไว้ในที่ที่ไม่เด่นชัด หรือพนักงานอาจไม่รู้ว่าข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลใหม่

นอกจากการประกาศกฎระเบียบแล้ว ควรสื่อสารกฎเหล่านั้นให้พนักงานทุกคนทราบโดยตรงด้วย

มีกฎที่ขัดแย้งกันอยู่

นี่เป็นสถานการณ์ที่พบได้ทั่วไป เมื่อกฎระเบียบที่ล้าสมัยยังคงมีผลบังคับใช้ หรือเมื่อมีกฎระเบียบมากเกินไป ส่งผลให้เกิดความขัดแย้งระหว่างกฎระเบียบ และพนักงานไม่ปฏิบัติตามกฎเหล่านั้นโดยอาศัยดุลพินิจของตนเอง

ตัวอย่างเช่น หากมีกฎสองข้อคือ "ต้องปฏิบัติตามเวลาเริ่มงานเสมอ" และ "ห้ามรออยู่ในโรงงานนอกเวลาทำงาน" การปฏิบัติตามเวลาเริ่มงานจะทำได้ยากในโรงงานขนาดใหญ่ เพราะเป็นไปไม่ได้ที่จะรออยู่ในโรงงานก่อนเริ่มงาน หรืออีกทางหนึ่ง คนงานอาจรออยู่ในโรงงานแม้กระทั่งนอกเวลาทำงาน ซึ่งเป็นการฝ่าฝืนกฎข้อใดข้อหนึ่ง

สถานการณ์เช่นนี้ทำให้การกำหนดมาตรฐานและการบังคับใช้กฎระเบียบเป็นเรื่องยาก เนื่องจากพนักงานจะสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานตามดุลยพินิจของตนเองได้

มันไม่เหมาะสมกับสถานการณ์นี้

เมื่อผู้จัดการและหัวหน้างานสร้างกฎระเบียบของบริษัทโดยไม่เข้าใจสถานการณ์ที่แท้จริง กฎเหล่านั้นอาจขัดแย้งกับความต้องการทางธุรกิจหรือความต้องการของพนักงานได้ในที่สุด

แม้ว่าจะมีการกำหนดกฎให้เลิกงานเวลา 18.00 น. เมื่อใกล้ถึงกำหนดส่งงานแล้ว ก็อาจมีบางกรณีที่ต้องทำงานต่อหลังจาก 18.00 น. เพื่อให้ทันกำหนดส่งงาน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องกำหนดกฎเกณฑ์หลังจากทำความเข้าใจสถานการณ์จริงเสียก่อน

ไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของกฎระเบียบเหล่านี้

หากไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของการสร้างกฎเกณฑ์นั้น ความสำคัญของกฎเกณฑ์นั้นอาจไม่ได้รับการยอมรับและอาจถูกละเลยไป

การอธิบายวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน เช่น การรักษาคุณภาพของผลิตภัณฑ์และการปกป้องความปลอดภัยของพนักงาน รวมถึงเหตุผลเฉพาะเจาะจง เช่น ตัวอย่างอุบัติเหตุในอดีต จะช่วยเพิ่มความตระหนักรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างมาก

คุณจะไม่ถูกตำหนิหากฝ่าฝืนกฎ

เมื่อไม่มีบทลงโทษสำหรับการฝ่าฝืนกฎ อาจเกิดความคิดที่ว่าการฝ่าฝืนกฎเล็กน้อยนั้นไม่เป็นไร ซึ่งอาจแพร่กระจายไปทั่วทั้งบริษัทและทำให้การปฏิบัติตามกฎของบริษัทเป็นเรื่องยาก

อย่าลืมใส่คำเตือนและบทลงโทษสำหรับการละเมิดด้วย

2. การสื่อสารวัตถุประสงค์เป็นขั้นตอนแรกของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสื่อสารวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนก่อน

สาเหตุหลักที่ทำให้คนไม่ปฏิบัติตามกฎก็คือ พวกเขาไม่เข้าใจวัตถุประสงค์และความสำคัญของกฎเหล่านั้น ว่ากฎเหล่านั้นมีไว้เพื่ออะไร

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องจัดการกับผลิตภัณฑ์ที่สุขอนามัยมีความสำคัญอย่างยิ่ง อาจมีการกำหนดกฎระเบียบที่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานเพื่อรักษาความปลอดภัยและคุณภาพ อย่างไรก็ตาม หากไม่ได้อธิบายวัตถุประสงค์และความสำคัญของกฎระเบียบเหล่านี้อย่างเพียงพอ พนักงานบางคนอาจให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพการทำงานมากกว่า

เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องสื่อสารวัตถุประสงค์ของกฎระเบียบโดยตรงให้แก่พนักงานใหม่ในระหว่างการฝึกอบรม และแจ้งให้พนักงานปัจจุบันทราบซ้ำๆ ผ่านการประชุมตอนเช้าและการประชุมอื่นๆ เป็นประจำ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนรับทราบกฎระเบียบเหล่านั้น

3. ทบทวนและปรับปรุงกฎระเบียบ

หากพบว่ามีการละเมิดกฎข้อใดบ่อยครั้งเป็นพิเศษ จำเป็นต้องตรวจสอบหาสาเหตุและทำการปรับปรุงแก้ไข

ตัวอย่างเช่น หากกฎห้ามรับประทานอาหารและเครื่องดื่มในที่ทำงานไม่ได้รับการปฏิบัติตาม การตรวจสอบและปรับปรุงสิ่งต่างๆ เช่น อุณหภูมิห้องเหมาะสมหรือไม่ หรือพื้นที่พักผ่อนกว้างขวางเพียงพอหรือไม่ อาจนำไปสู่การปฏิบัติตามกฎดังกล่าวได้

นอกจากนี้ ในกรณีของกฎระเบียบเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงาน ให้สังเกตการทำงานจริงเพื่อตรวจสอบว่ากฎระเบียบเหล่านั้นเป็นอุปสรรคต่อการทำงานหรือไม่ หากมีกฎระเบียบหลายข้อ ให้ตรวจสอบหาความไม่สอดคล้องกันด้วย

เมื่อไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบเฉพาะเจาะจง ย่อมมีเหตุผลเสมอ สิ่งสำคัญคือต้องรับฟังข้อเสนอแนะจากผู้ที่อยู่ในพื้นที่และปรับปรุงสถานการณ์หรือแก้ไขกฎระเบียบให้เหมาะสม

4. การปฏิบัติตามกฎระเบียบจะได้รับการยกย่อง

การผนวกการปฏิบัติตามกฎระเบียบเข้ากับระบบการประเมินผลก็สามารถมีประสิทธิภาพได้เช่นกัน

จากผลสำรวจเกี่ยวกับการสื่อสารในที่ทำงานซึ่งจัดทำโดยศูนย์เพิ่มผลผลิตแห่งประเทศญี่ปุ่น ซึ่งเป็นมูลนิธิเพื่อสาธารณประโยชน์ พบว่าพนักงานทั่วไปมากถึง 60% กล่าวว่าพวกเขาสูญเสียแรงจูงใจเมื่อถูกตำหนิ

แม้ว่าการลงโทษผู้ที่ไม่ปฏิบัติตามกฎเนื่องจากความประมาทหรือความเห็นแก่ตัวเป็นสิ่งสำคัญ แต่การให้รางวัลแก่พนักงานที่ปฏิบัติตามกฎอย่างถูกต้องจะช่วยเสริมสร้างความตระหนักรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎได้มากยิ่งขึ้น

5. การสื่อสารกฎระเบียบซ้ำๆ เป็นสิ่งสำคัญ

เนื่องจากผู้คนมีมุมมองและมาตรฐานทางภาษาที่แตกต่างกัน แม้ว่าผู้รับผิดชอบจะเชื่อว่าตนได้สื่อสารข้อความได้อย่างเพียงพอแล้ว แต่ความแตกต่างเล็กน้อยและการตีความที่แตกต่างกันมักจะทำให้เจตนารมณ์ของบริษัทไม่ถูกถ่ายทอดอย่างถูกต้อง

เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการแบ่งปันข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำ โปรดคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้

- สื่อสารอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ
ใช้รูปภาพและข้อมูลเพื่ออธิบายเกณฑ์ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น
- นำเสนอในตำแหน่งที่โดดเด่น โดยใช้ภาษาและภาพประกอบที่เข้าใจง่าย
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนได้รับทราบข้อมูลแล้ว

เราควรส่งเสริมการสร้างความตระหนักรู้อย่างต่อเนื่อง โดยคำนึงถึงวิธีการสื่อสารที่จะเข้าถึงทุกคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ การตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบใดๆ นั้นมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง

６．まとめ

กล่าวกันว่าสาเหตุหลายประการที่ทำให้พนักงานไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบนั้น มาจากสภาพแวดล้อมในการทำงาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สื่อสารกฎระเบียบอย่างละเอียดถี่ถ้วน และเน้นย้ำถึงวัตถุประสงค์และความสำคัญของกฎเหล่านั้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า นอกจากนี้ การเข้าใจความเป็นจริงของสถานการณ์ในพื้นที่และตรวจสอบความไม่สอดคล้องหรือปัญหาใดๆ เกี่ยวกับกฎระเบียบอย่างต่อเนื่องก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน

เราควรตั้งเป้าหมายที่จะสร้างระบบที่ทุกคนสามารถปฏิบัติตามกฎได้อย่างสะดวกสบาย